Das Unternehmen Naturkundemuseum
Das Museum für Naturkunde Berlin (MfN) ist das größte Naturkundemuseum in Deutschland mit über 30 Millionen Objekten in seinen Beständen. Als international renommierte Forschungseinrichtung agiert es mit dem Aufgabendreiklang von Sammeln, Forschen und Vermitteln als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Gesellschaft. Das Museum beschäftigt rund 450 Mitarbeiter/-innen.
Überblick
Die Projektanforderung war eine moderne Intranet-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint, die den Anforderungen an interne Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird. Ziel war eine Plattform mit klarer Informationsstruktur und einem Rollen- und Rechtekonzept für zentrale und dezentrale Redaktion, die sich nahtlos in die bestehende Microsoft-365- Umgebung einfügt.
Der Projekterfolg beruhte auf der strukturierten Anforderungsaufnahme und dem iterativen Proof-of-Concept-Ansatz, wodurch die finale Lösung zielgerichtet und ohne kostspielige Nachkorrekturen umgesetzt werden konnte. Entstanden ist eine skalierbare Hub-Architektur mit einheitlicher, CI/CD-konformer Nutzererfahrung, die das MfN-Team dank intensivem Wissenstransfer heute vollständig eigenverantwortlich betreibt.
Die Herausforderung
Das Museum benötigte eine neue Intranet-Lösung, die den gewachsenen Anforderungen an moderne interne Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird und allen Mitarbeitenden eine zeitgemäße Nutzererfahrung bietet.
Neues Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint
Im Vorfeld war bereits die Migration auf Microsoft 365 erfolgt. Dadurch bot sich die Gelegenheit, das neue Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint zu realisieren und dabei bestehende Strukturen gezielt weiterzuverwenden. Bereits eingerichtete Teams-Räume und interne Kommunikationszugänge sollten so nahtlos integriert werden, anstatt parallele Systeme aufzubauen oder Inhalte doppelt zu pflegen.
JAEMACOM wurde als IT-Infrastrukturpartner des Landes Berlin beauftragt. Die Grundlage für dieses Vertrauensverhältnis bildete die zuvor bereits bewährte Zusammenarbeit. Im Rahmen des Wiederaufbaus der IT-Infrastruktur nach einem Cyberangriff hatte JAEMACOM seine Expertise und Verlässlichkeit unter Beweis gestellt. Diese Leistung ist in einer eigenständigen Referenz dokumentiert. Aufgrund der Fachkompetenz im Bereich SharePoint und des bestehenden Vertrauensverhältnisses wurde JAEMACOM auch mit diesem Projekt betraut.
Lösung und Projektverlauf
Anforderungsworkshop und Konzeption
Der erste und entscheidende Schritt war eine strukturierte Anforderungsaufnahme. In einem gemeinsamen Workshop mit allen Beteiligten wurden sowohl die konkreten Wünsche und Vorstellungen des Museums sowie die technischen Möglichkeiten erörtert. Ziel war es, frühzeitig ein gemeinsames Verständnis über den Umfang, die Struktur und die Funktionsweise des künftigen Intranets zu entwickeln.
Dabei wurden folgende Anforderungen als zentral definiert:
- Unternehmensweite Verfügbarkeit für alle Mitarbeitenden
- Klare Informationsstruktur mit eindeutigen Zuständigkeiten
- Rollen- und Rechtekonzept für zentrale und dezentrale Redaktion
- Einhaltung der Corporate Identity des Museums (CI/CD)
- Nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-365-Umgebung
Proof of Concept: iterative Entwicklung
Auf Basis der definierten Anforderungen wurde ein Proof of Concept (POC) entwickelt. Der iterative Ansatz ermöglichte es, Teillösungen frühzeitig gemeinsam zu bewerten und auf einem abgestimmten Konsens aufzubauen.
Im POC wurden folgende Kernkomponenten umgesetzt:
- Site-Struktur in Form eines Hubs mit der Intranet-Homepage als zentralem Einstiegspunkt
- weitere Hauptbereichs-Sites mit Bezug zur Organisation (Abteilungsseiten)
- Ein dem MfN-CI/CD entsprechendes Site-Template (Farbcodes, Font, Logo)
- Eine hubübergreifende Navigation für eine einheitliche Nutzererfahrung
- Aufbau des News-Bereichs für die unternehmensweite Kommunikation
- Bereitstellung tenant-weiter Asset-Bibliotheken für Bildmaterialien und für Office-Templates
Durch den POC konnten offene Fragen geklärt, Anpassungsbedarfe frühzeitig erkannt und die finale Lösung zielgerichtet umgesetzt werden. Somit wurden keine kostspieligen Korrekturen in späteren Projektphasen notwendig.
Implementierung und technische Umsetzung
Auf Grundlage des freigegebenen POC wurde die Gesamtlösung implementiert. Das neue Intranet bildet die internen Strukturen des Museums präzise ab und ist auf die Arbeitsweise der Mitarbeitenden zugeschnitten. Die bestehenden Teams-Räume und internen Kommunikationszugänge wurden nahtlos integriert und mussten nicht neu erstellt oder doppelt gepflegt werden.
Zentrale Bestandteile der Implementierung:
- Aufbau einer skalierbaren Hub-Architektur mit klarer Navigationslogik
- Einrichtung eines CI/CD-konformen Site-Templates auf Basis der MfN-Gestaltungsrichtlinien
- Konfiguration des Rollen- und Rechtekonzepts für Redakteure/-innen und Administrator/-innen
- Integration der bestehenden Microsoft-365-Dienste (Teams, Exchange)
- Aufbau des News-Bereichs mit Publikations-Workflow
Wissenstransfer und Übergabe
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts war die konsequente Befähigung des Kundenteams zur eigenständigen Weiterführung des Systems. Durch wöchentliche Meetings, mehrere dedizierte Workshops und eine ausführliche Dokumentation wurde sichergestellt, dass sowohl Redakteure/- innen als auch die Administration das System nach Projektabschluss vollständig eigenverantwortlich übernehmen und weiterentwickeln können.
Das Ergebnis
Das Museum für Naturkunde Berlin verfügt heute über ein modernes, leistungsfähiges Intranet, das die interne Kommunikation und Zusammenarbeit nachhaltig verbessert. Die Lösung ist vollständig in die Microsoft- 365-Umgebung integriert und wird eigenverantwortlich vom MfN-Team betrieben.
Technische und organisatorische Vorteile
- Nahtlose Microsoft-365-Integration: Bestehende Teams-Räume und Kommunikationskanäle wurden direkt eingebunden
- Einheitliche Nutzererfahrung: Hub-übergreifende Navigation und CI/ CD-konformes Design sorgen für ein konsistentes Erscheinungsbild
- Klare Informationsarchitektur: Abteilungsseiten und strukturierte Navigation ermöglichen schnelles Auffinden relevanter Inhalte
- Dezentrale Redaktion: Das Rollen- und Rechtekonzept ermöglicht es Fachbereichen, Inhalte eigenständig zu pflegen
- Skalierbarkeit: Die Hub-Architektur ermöglicht die einfache Erweiterung um weitere Bereiche und Funktionen
- Datensicherheit: Alle Daten verbleiben innerhalb der Microsoft-365-Umgebung und unterliegen den bestehenden Sicherheitsund Compliance-Richtlinien
Nutzen für die Mitarbeitenden
- Schneller Zugriff auf relevante Unternehmensinformationen, Richtlinien und Neuigkeiten
- Verbesserte abteilungsübergreifende Kommunikation durch den zentralen News- Bereich
- Flexibler Zugriff über alle Endgeräte der vorhandenen 600–700-Geräte-Infrastruktur
- Reduzierter Suchaufwand durch klare Strukturen und intuitive Navigation
- Vertraute Oberfläche durch die Integration in Microsoft 365
Vorteile auf einen Blick
- Nahtlose Microsoft-365-Integration durch direkte Einbindung bestehender Teams-Räume ohne Doppelpflege
- Einheitliche Nutzererfahrung durch hubübergreifende Navigation im MfN-Corporate-Design
- Dezentrale Redaktion der Fachbereiche durch eigenständige Inhaltspflege
- Skalierbare Hub-Architektur zur einfachen Aufnahme neuer Abteilungsseiten und Funktionen
- Schneller Zugriff für über 450 Mitarbeitende auf der gesamten Geräteinfrastruktur bei durchgehender Datensicherheit innerhalb der M365-Umgebung
Fazit
Das Projekt zeigt beispielhaft, wie eine bestehende Microsoft-365- Umgebung konsequent ausgeschöpft werden kann, um ohne zusätzliche Systemlandschaft ein leistungsfähiges, skalierbares Intranet zu schaffen. JAEMACOM hat dabei nicht nur eine technische Lösung geliefert, sondern das MfN-Team befähigt, das System dauerhaft eigenverantwortlich weiterzuentwickeln.
Die etablierte Hub-Architektur bietet eine solide Basis für zukünftige Erweiterungen – sei es durch zusätzliche Abteilungsseiten, die Integration weiterer Microsoft-365-Dienste oder die Einbindung externer Kollaborationspartner/- innen.
„Mit dem neuen Intranet haben wir eine zentrale Informationsplattform geschaffen, die unsere interne Kommunikation deutlich verbessert hat. Die strukturierte Vorgehensweise von JAEMACOM, vom ersten Workshop bis zur Übergabe, hat sichergestellt, dass wir als Team von Anfang an eingebunden waren und das System heute vollständig eigenständig betreiben können.“
– Projektverantwortliche, Museum für Naturkunde Berlin