Kundenreferenz – Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH
Das Unternehmen berlinovo
Die Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH (berlinovo) ist ein modernes Immobilienunternehmen im Eigentum des Landes Berlin. Im Bestand des Unternehmens befinden sich 183 Objekte, bundesweit managt die berlinovo ca. 32.000 Mieteinheiten mit rund 450 Mitarbeitenden
Berlinovo ist wirtschaftlich stabil aufgestellt und verfügt operativ über eine hohe und breite Immobilienkompetenz. Als Landesunternehmen und öffentlicher Auftraggeber wird das Unternehmen in Berlin weiteren bezahlbaren Wohnraum schaffen und anbieten – für klassisches Wohnen, vor allem aber fpr besondere Zielgruppen wie Studierende, Beschäftigte von Landesunternehmen sowie Senioren.
Überblick
Die Projektanforderung bestand darin, die IT-Infrastruktur umfassend zu modernisieren, um den gestiegenen Anforderungen an mobiles Arbeiten gerecht zu werden. Ziel war es, eine flexible, sichere und automatisierte Arbeitsumgebung zu schaffen. Dies umfasste die Integration moderner Technologien und die Optimierung bestehender Prozesse zur Effizienzsteigerung und Bereitstellung aktueller IT-Ressourcen für die Mitarbeitende.
Die erfolgreiche Projektdurchführung hat eine moderne und leistungsstarke IT-Infrastruktur geschaffen, die flexibles Arbeiten von überall ermöglicht. Die Verwaltung der Endgeräte ist nun schnell anpassungsfähig und transparent in der Kostenstruktur. Zudem wurde die IT-Sicherheit signifikant erhöht und durch Automatisierung von Prozessen werden Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert.
Die Herausforderung
Um den steigenden Bedarf an mobilem Arbeiten zu decken und den Mitarbeitenden aktuelle Technologien zu Verfügung zu stellen, entschied sich berlinovo, ihre rund 460 IT-Arbeitsplätze zu modernisieren. Die bestehende Infrastruktur sollte durch eine moderne und automatisierte Lösung ersetzt werden. Dabei galt es, sowohl die Herausforderungen einer grundlegenden IT-Modernisierung als auch die kulturellen und organisatorischen Veränderungen zu meistern.
Modernisierung der IT-Infrastruktur hin zu Modern Workplace
Berlinovo stand vor der Aufgabe, die vorhandenen Thin Clients abzulösen und die Citrix-Umgebung so zu ergänzen, dass sie dem Modern Workplace gerecht werden und um eine einheitliche, mobile Arbeitsumgebung zu schaffen. Bei der Umstellung sollte man gleichzeitig die Vorteile nutzen, die das Einrichten und Verwalten der IT-Infrastruktur von jedem Ort aus bietet. Das sollte den eigenen Betrieb entlasten und dafür sorgen, dass die Kosten übersichtlich bleiben und langfristig gesenkt werden. Da die vorhandene IT-Infrastruktur zudem stark von manuellen Prozessen abhängig war, sollte diese automatisiert und optimiert werden, um Fehler zu reduzieren und die Effizienz weiter zu steigern.
Diese Anforderungen verlangten nach einem Partner, der die technologischen Lösungen bieten als auch den Wandel in der Unternehmenskultur unterstützen konnte
Lösung und Projektverlauf
Die Zusammenarbeit zwischen berlinovo, Flowster Solutions GmbH und JAEMACOM GmbH führte zur erfolgreichen Transformation der IT-Infrastruktur und der Arbeitsprozesse bei berlinovo.
Im ersten Schritt wurde ein Grobkonzept für den Modern Workplace entwickelt. Dabei arbeiteten berlinovo und JAEMACOM eng zusammen, um die Anforderungen an eine zukunftsfähige Arbeitsumgebung zu definieren. Die Schwerpunkte lagen auf der Flexibilität der Arbeitsmodelle, der Sicherstellung der Datensicherheit und der Integration der bestehenden IT-Infrastruktur in ein modernes Managementkonzept.
Proof of Concept für den „Workplace as a Service“
Anschließend wurde ein Proof of Concept (PoC) für den „Workplace as a Service“ durchgeführt. In diesem Schritt fanden unter anderem detaillierte Anforderungsanalysen statt, die auf Fragenkatalogen und individuellen Konzeptentwicklungen basierten.
Nach der erfolgreichen Durchführung des PoC begann die schrittweise Umstellung auf den produktiven Betrieb. Im Rahmen dieser Umstellung unterstützte JAEMACOM berlinovo auch fachlich bei der Auswahl der geeigneten Endgeräte, um den Anforderungen der Mitarbeitenden wie auch den technischen Spezifikationen gerecht zu werden.
Die Verwaltung aller mobilen und stationären Endgeräte wurde vereinheitlicht, um neben der Flexibilität, potenzielle Sicherheitslücken zu schließen und Prozesse zu vereinfachen. Dies beinhaltet die Nutzung einer einheitlichen Verwaltung der Gerätetypen durch Microsoft Intune. Jeder Mitarbeitende erhielt ein Intune-verwaltetes Notebook, während die Poolgeräte ebenfalls über Notebooks im sogenannten Kiosk-Modus bereitgestellt wurden.
Cloud-Migration und Umstellung auf Microsoft 365
Die Implementierung von Microsoft 365 war weiterhin ein wesentlicher Bestandteil, um die Nutzung der Cloud-Produkte sicherzustellen. Wichtige Schritte umfassten die Lizenzbeschaffung, die Synchronisation der Unternehmensaccounts mit Azure AD, die Sicherstellung der Netzwerkkonnektivität, die Einführung der Office-Anwendungen wie Microsoft Teams sowie die Entwicklung eines Berechtigungskonzeptes.
Erfolgreiche Projektumsetzung
Während der gesamten Projektumsetzung ist es gelungen, die erforderlichen Prozesse zu etablieren und diese in Einklang mit dem bestehenden IT-Service-Management zu bringen. Durch agile Projektmanagement-Methoden konnten diese in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam der berlinovo zielgerichtet und zeitnah umgesetzt werden. Im Zuge der Umstellung wurden mithilfe der Erstellung eines Endgerätekonzeptes auf die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien geachtet und der Datenschutz durchgehend gewährleistet.
Fachverfahren wurden teilweise auf den Notebooks und teilweise durch Anwendungsvirtualisierung bereitgestellt, um den Zugriff auf das Unternehmens-Backend jederzeit zu ermöglichen. Hierbei wurde die Vorerfahrung des Teams der JAEMACOM GmbH im Bereich der Citrix-Farm genutzt. Genauso wurde eine VPN-Verbindung durch die bestehenden von uns verwalteten Komponenten bereitgestellt und in den “Workplace as a Service” integriert.
Automatisierung der IT-Prozesse
Parallel dazu arbeitete berlinovo eng mit Flowster zusammen, um die Automatisierung und Digitalisierung der IT-Prozesse voranzutreiben. Dies umfasste die Integration von HR- und SAP-Systemen sowie die Einführung eines neuen, automatisierten Ticketing-Systems. Flowster unterstützt berlinovo dabei, eine Umgebung zu schaffen, in der technologische und kulturelle Veränderungen Hand in Hand gehen. Schulungen und kontinuierliches Feedback helfen, die Akzeptanz der neuen Systeme zu fördern und die Mitarbeitenden aktiv in den Transformationsprozess einzubeziehen.
Der Erfolg
Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts bietet berlinovo eine moderne, leistungsstarke IT-Infrastruktur, die nicht nur die Effizienz der Arbeitsprozesse erheblich steigert, sondern auch den Mitarbeitenden flexibles und sicheres Arbeiten von überall ermöglicht. Der Modern Workplace erlaubt den ortsun- abhängigen Zugriff auf Unternehmensressourcen und trägt so zur erhöhten Produktivität bei.
Flexible Kostenstruktur
Zudem ist die Verwaltung der Endgeräte heute sehr flexibel und die Kostenstruktur transparent. Die Abrechnung erfolgt heute pro Endgerät und richtet sich nach der jeweiligen Leistung und dem jeweiligen Service.
Sicheres und effizientes Arbeiten
Ein weiterer zentraler Schwerpunkt lag auf der IT-Sicherheit und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Durch den Einsatz moderner Kollaborationstools wie Microsoft Teams wird der Informationsaustausch im Unternehmen verbessert und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet.
Die Automatisierung führt zu einer signifikanten Reduzierung von Fehlern und legt die Grundlage für zukünftiges Wachstum. Darüber hinaus kann berlinovo durch die neu geschaffene digitale Infrastruktur neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen und sich als moderner und attraktiver Arbeitgeber positionieren.
Vorteile auf einen Blick
- Bereitstellung einer modernen, leistungsstarken IT-Infrastruktur
- Flexible Verwaltung der Endgeräte bei transparenter Kostenstruktur
- Abrechnung pro Endgerät, nach jeweiliger Leistung und jeweiligem Service
- Steigerung der Effizienz der Arbeitsprozesse durch Einsatz moderner Kollaborationstools wie Microsoft Teams
- Erhöhung der IT-Sicherheit bei Einhaltung von Compliance-Vorgaben
- Signifikante Reduzierung von Fehlern durch Automatisierung
Fazit und Ausblick
„Wir haben durch die begonnene digitale Transformation unserer IT-Infrastruktur die Grundlage für eine moderne und nachhaltige Struktur und eine erfolgreiche Zukunft gelegt. Mit den richtigen Partnern und einer klaren Vision sind wir bereit, die nächsten Schritte zu gehen.“
– Torsten Wolf, berlinovo
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