Hybrides Arbeiten – Das Büro wird doch nicht verschwinden.

Im Frühjahr 2020 war die Begeisterung für das Arbeiten von zu Hause (noch) groß. Viele Unternehmen erkannten die Vorteile des mobilen Arbeitens. Einige Zeit hatten wir sogar das Gefühl, dass man in die großen Büros nicht zurückkehren braucht. Namenhafte Unternehmen haben kurzerhand die Büros gekündigt.

Heute gehen wir mit der Situation deutlich kritischer um. Natürlich bringt die Arbeit aus dem Büro auch ihre Vorteile mit sich – Der persönliche Austausch mit den Kollegen in Meetings, Mitarbeitergespräche oder kurze spontane Absprachen am Arbeitsplatz.

Vielleicht bildet die Kombination der beiden Arbeitsmodelle die „goldene Mitte“? Die hybride Arbeit hat eine gute Chance, sich zum neuen „Modernen Arbeiten“ zu entwickeln. Sie setzt perfekt die Vorteile beider Arbeitsweisen zusammen. Während man Recherche- oder Analysearbeiten am besten aus dem ruhigen Homeoffice durchführen kann, lohnt es sich für ein Brainstorming oder größeres Meeting eher ins Büro zu kommen.

Quelle: https://news.microsoft.com/de-de/hybrid-und-innovativ-wie-unternehmen-eine-moderne-unternehmenskultur-schaffen/

Wie alles Neue bringt aber auch das hybride Arbeiten seine Herausforderungen mit sich. Während zahlreiche Unternehmen sich so langsam mit den Besonderheiten des mobilen Arbeitens aus technischer Sicht anfreunden und die vorhandene IT für das Thema optimieren, stellt man fest, dass man in vielen Büros für das hybride Arbeiten noch nicht gut genug ausgerüstet ist.

Modern Workplace ist zeit- und ortsunabhängig

Ziel sollte es sein, nicht nur ein orts- sondern auch zeitunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Dies erfordert ein Umdenken in Bezug auf die vorhandenen Kommunikationswege aber auch die gesamte IT-Strategie. Damit zusammen hängt die Auswahl der passenden Kommunikationswerkzeuge. Wie die Microsoft Studie aus dem Jahr 2020 beweist, nimmt die Nutzung von Tools für Videokonferenzen aber auch für die interne Kommunikation stetig zu. Auf Grund der flexibleren Arbeitszeiten nimmt auch die Zeitspanne, zwischen der ersten und letzten Anmeldung bei Kommunikationswerkzeugen innerhalb eines Teams, um eine Stunde zu.

Die erste Herausforderung, auf die viele Unternehmen dabei stoßen, ist die für Videokonferenzen benötigte Technik. Sowohl die „analogen“ als auch die „digitalen“ Kollegen müssen die Beteiligten eines solchen Meetings verstehen und somit gut hören und im besten Fall sehen können. Durch fehlende Kameras und professionelle Lautsprecheranlagen in den Besprechungsräumen erweist sich das Meeting des Öfteren als nachteilig für Kollegen, die in dem Büro arbeiten. Sollte es des Öfteren an der Ton- oder Videoqualität scheitern, verlieren die Kollegen die Motivation und Geduld. An dieser Stelle gilt es, solche Meetings genauso professionell wie den Rest Ihrer Arbeit zu gestalten. So muss nicht nur die Technik aufgestockt, sondern auch das Know-how der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Ausstattung geschult werden.

Nichts hindert Informationen wie Informationen

Während vor einigen Jahren die interne Kommunikation primär über E-Mails oder einfach mündlich erfolgte, steigt seit einiger Zeit der Bedarf an neuen Kommunikationssystemen. Damit steigt auch die Anzahl der genutzten Tools und Anwendungen. Der Informationsfluss wird undurchsichtiger. Man lenkt sich ständig durch eingehende E-Mails, Push Notifications oder irrelevante Informationen ab. Das entfernt uns von dem gewünschten Effekt des produktiven Arbeitens am mobilen Arbeitsplatz.

Somit stehen wir in diesem Zusammenhang vor zwei Herausforderungen: Erstens, wie kann man die Kollaboration- und Kommunikationsprozesse individueller und benutzerfreundlicher gestalten aber auch gleichzeitig den Informationsfluss passend filtern? Und zweitens, wie kann man die Kommunikation ortsunabhängig nahtlos ermöglichen?

Dabei ist die Auswahl möglicher Tools riesig. Passend wird nur die Lösung sein, die sowohl im Homeoffice, am Büroarbeitsplatz als auch in einem Meetingraum genutzt werden kann. Darüber hinaus muss sie den Ansprüchen der ortsunabhängigen Datensicherheit genügen. Eine reine Installation reicht jedoch nicht aus. Um die Kollegen vor der Überflutung an Informationen zu retten, lohnt es sich das ausgewählte Werkzeug zu analysieren und nötige Einstellungen teamspezifisch zu konfigurieren. Über welche Ereignisse und in welchen Kanälen soll man sofort benachrichtig werden? Wo benötigt man eine Erinnerung? Welche Informationen können gefiltert werden? So bleibt man unabhängig vom Arbeitsort auf dem Laufenden, wird jedoch nicht von dem Wesentlichen abgelenkt.

Tools für das hybride Arbeiten optimal nutzen

Trotz der bestehenden Hürden lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Sicherlich hat auch Ihr Unternehmen bereits das eine oder andere passende Tool oder vielleicht sogar ein ganzes Paket an Kollaborationssystemen. Um den Wandel für die hybride Zukunft rechtzeitig anzustoßen, empfiehlt es sich auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter einzugehen.

In diesem Zusammenhang bietet die JAEMACOM GmbH interessierten Unternehmen neben einer individuellen Beratung, auch einen kostenfreien Workshop zur Unterstützung an. Hier erhalten Sie den Überblick über die Möglichkeiten und Funktionen zur optimalen Nutzung von Microsoft 365. Ziel ist es, das Zusammenspiel von Vertrautem und Altbewährtem mit einer neuen Art zu arbeiten, zu zeigen.