Digitalplan 2021: Balance aus Kostendruck und weiteren Digitalisierungsinvestitionen

von am in Kategorie Digitalisierung

Was wird sich für die IT in der erhofften Nach-Corona-Zeit ändern? Was wird aus dem Digitalisierungsschub? Welche Herausforderungen gilt es zu bewältigen? Welche staatlichen Fördermöglichkeiten können genutzt werden?
Sicherlich wird das vergangene Jahr bei den meisten von uns an erster Stelle mit der Corona-Pandemie verbunden sein. Bis heute wird nahezu täglich über die Auswirkungen der Pandemie auf unser privates und berufliches Leben diskutiert. Meistens sind es die negativen Seiten, die verstärkt im Gedächtnis bleiben. Jedoch dürfen wir die durchaus positiven Effekte nicht in Vergessenheit geraten lassen.

So hat die Mehrheit der Unternehmen die Relevanz der digitalen Transformation verinnerlicht. IT-Themen, die seit Jahrzehnten diskutiert, geplant und auf bessere Zeiten geschoben wurden, mussten nahezu von heute auf morgen umgesetzt werden. Deutschlandweit haben die IT-Abteilungen Anfang 2020 in Rekordzeit Kollegen mit nötiger Hard- und Software ausgestattet, um ihnen das mobile Arbeiten in den eigenen vier Wänden zu ermöglichen. Betriebe, die noch vor Kurzem auf Anwesenheit im Büro setzten, führten plötzlich die täglichen Meetings mit Hilfe von Videokonferenzen aus dem Homeoffice durch und kommunizierten mit den Kollegen über die passenden Channels oder Chatrooms. Zusammengefasst – Digitale Lösungen wurden so relevant wie noch nie zuvor. Ein Umdenken, dass die Produktivität auch ohne 100%ige Anwesenheit am klassischen Arbeitsplatz genauso möglich ist, hat endlich begonnen.

Steigende Investitionsbereitschaft bei 75% der Unternehmen

Laut der Umfrage des Branchenverbandes Bitkom verzeichneten im vergangenen Jahr drei Viertel der Unternehmen eine steigende Investitionsbereitschaft in IT-Infrastruktur, Hard- und Software. Die Notwendigkeit auf den Umstieg zum Arbeiten aus dem Homeoffice wird dabei eine entscheidende Rolle gespielt haben. Denn aktuell arbeitet jeder Vierte in Deutschland ausschließlich von zu Hause aus, während jeder Zweite die Kombination aus Homeoffice und Büroarbeit nutzt.

Die Ausgaben für Investitionen in die IT werden auch in diesem Jahr steigen, da die Notwendigkeit der Investitionen in Digitalisierung bei der großen Mehrheit der Betriebe angekommen ist. In diesem Zusammenhang muss aber berücksichtigt werden, dass die Corona-Krise für viele Unternehmen mit einem wirtschaftlichen Abschwung verbunden ist. Aus diesem Grund ist es so wichtig, wie noch nie, eine Balance aus effizienter Senkung der IT-Kosten und gleichzeitig sinnvollen Anschaffungen in Digitalisierungsvorhaben zu finden.

Nachhaltige IT- und Digitalisierungsstrategien mit einer klaren Richtung

Damit der Digitalisierungs- und Modernisierungsschub der vergangenen Monate nicht zu einem kostenintensiven, gescheiterten Projekt wird, müssen im neuen Jahr nachhaltige IT- und Digitalisierungsstrategien mit einer klaren Richtung aufgebaut werden. Vor allem kleinere Unternehmen haben hier viel Nachholbedarf, um auch in der näheren Zukunft wettbewerbsfähig gegenüber der mittlerweile gut aufgestellten Konkurrenz zu bleiben. Jedoch soll es nicht bedeuten, dass die bereits gelegte Grundlage komplett verworfen werden muss. Wichtig ist es, mit einem kritischen Blick an das bereits Realisierte heranzugehen und es zu evaluieren.

Eine einheitliche Linie für die Gestaltung des modernen Arbeitsplatzes in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit

Kurz vor dem ersten Lockdown war das Ziel der IT-Abteilungen klar. Die Kollegen müssen auch zu Hause so gut wie möglich eigenständig aber auch im Team arbeiten können. Plötzlich wurden neue Tools in Windeseile eingeführt oder bereits vorhandene wiederbelebt. In zahlreichen Unternehmen haben sich Abteilungen zu Kollaborationszwecken auf unterschiedliche Werkzeuge geeinigt. Eine einheitliche Linie fehlt oftmals bis heute. Dieses unstrukturierte Vorgehen verursacht, neben zusätzlichen Kosten, einen erhöhten technischen Aufwand, welcher nicht zu unterschätzen ist. Und genau an diesem Punkt gilt es, einzugreifen und zu prüfen, welche Investitionen in Hinblick auf Anwendungen, Hardware, Infrastruktur und Technologien getätigt wurden. Welche Bereiche müssen besser ausgebaut werden, welche reichen für aktuelle Zwecke mittel- bis langfristig aus und wo muss verschlankt werden? Welche Prozesse können automatisiert werden? Das Ziel sollte die Gestaltung eines modernen Arbeitsplatzes Ihrer Kollegen unter der Betrachtung wirtschaftlicher Faktoren sein.

Cloud-Anwendungen und -Dienste

In diesem Zusammenhang wird man nicht um das Thema der Cloud herumkommen. Die neueingeführten Cloud-Anwendungen und -Dienste müssen auf den Prüfstand gestellt werden. All die Schritte, die ggf. bei der hastigen Einführung übersprungen werden mussten, gilt es nun nachzuholen. Entsprechen sie noch den aktuellen Anforderungen und den vordefinierten Sicherheitsstandards? Und welche Cloud-Alternativen würden heute eventuell in Frage kommen?

IT-Sicherheit

Die Überprüfung der IT-Sicherheit sollte bei diesem Vorgang ebenfalls eine wichtige Rolle einnehmen. Denn während die IT-Abteilungen aktuell oft weniger Kontrolle über die Sicherheit, der durch das mobile Arbeiten stärker verteilten Geräte und Netzwerke haben, steigt die Anzahl der Cyberattacken massiv. Über 50% der Angriffe haben die Cloud- und Kollaborationsanwendungen zum Ziel. Darüber hinaus entsprechen viele der neuen Tools eventuell nicht den eigentlichen Sicherheitsanforderungen der Unternehmen. Doch oft ist das Problem noch simpler. In der Eile der Zeit wurde schon mal vergessen, die Schutzprogramme zu installieren. Oft werden auch private Endgeräte eingesetzt, was eine zentrale Geräteverwaltung nahezu unmöglich macht.

Erfolg der Digitalisierung nur durch Akzeptanz im gesamten Unternehmen

Doch nicht nur die Unternehmens-IT ist für den Erfolg der Digitalisierung verantwortlich. Ein systematischer Wandel ist alleine dann möglich, wenn er von der gesamten Organisation akzeptiert und gelebt wird. Nicht zu unterschätzen, ist die richtige Qualifizierung der Mitarbeiter, die den entscheidenden Faktor spielen kann. Wurden die Kollegen mit den neuen Gegebenheiten, Prozessen und Tools ausführlich vertraut gemacht? Benötigen sie vielleicht zusätzliche Schulungen? Und ist das Arbeiten ausschließlich aus dem Homeoffice für alle sinnvoll?

Nach der Betrachtung der neuen „Digitalisierungs-Baustellen“, der Altlasten aus den Vorjahren und des üblichen IT-Betriebes, stellt sich dem einen oder anderen die Frage, wie all das im Hinblick auf die aktuelle wirtschaftliche Situation und die beschränkten Ressourcen zu bewältigen sein soll, wenn man kein IT-Unternehmen ist.

Digitalisierungsvorhaben richtig angehen

Und genau unter diesen Umständen kann es ratsam sein, die Hilfe mit dem spezifischen IT-Know-how von außen zu holen. So profitiert man schnell von den Erfahrungen und dem Wissen von Beratern, welche das Unternehmen gezielt durch die zahlreichen Möglichkeiten rund um das Digitalisierungsvorhaben manövrieren. Natürlich sind solche Projekte mit gewissen Kosten verbunden. Deshalb gilt es davor gründlich abzuwägen, ob diese Investitionen langfristig effizienter wären, als das Vorhaben in Eigenregie zu meistern.

Mögliche Förderungsarten und Zuschüsse nutzen

Positiv auf die Entscheidung für eine IT- und Digitalisierungsberatung könnten sich die gegenwärtig zahlreichen staatlichen Förderungsmöglichkeiten auswirken. Die Entscheidung für eine IT- und Digitalisierungsberatung können sich positiv auf die gegenwärtig zahlreichen staatlichen Förderungsmöglichkeiten auswirken. Je nach Förderungsart, Bundesland, Unternehmensgröße und Branche können Zuschüsse bis zu 300.000,00€ bewilligt werden.

So werden beispielsweise mit Hilfe der Programme „Go-Digital“, „Digitalprämie Berlin“ oder „Digital Jetzt“ vor allem kleine und mittelständische Unternehmen bei ihrem Vorhaben der Digitalisierung und IT-Optimierung unterstützt, wie beispielsweise bei:

  • Beschaffung und Einführung der Hard- und Software zur Vernetzung des Unternehmens
  • Einführung vom Homeoffice-Arbeitsplätzen
  • Digitalisierung der Geschäftsprozesse
  • Prozessautomatisierung
  • Cloud-Anwendungen und -Services
  • IT-Sicherheit und Datenschutz
  • Qualifizierung der Mitarbeiter, fachlich und finanziell

Bei den Beratern handelt es sich um ausgewählte, zertifizierte Unternehmen, welche Sie bei Bedarf, während der Antragsstellung begleiten oder diese sogar kostenfrei übernehmen können.

Unabhängig von der Entscheidung für oder gegen Beratungs- und Fördermöglichkeiten ist es an der Zeit, den bisherigen Digitalisierungsfortschritt in Bezug auf mittel- und langfristige Wettbewerbsfähigkeit kritisch zu hinterfragen und zu prüfen, ob dieser weiterhin den Anforderungen der „neuen Normalität“ entspricht.