Homeoffice: Mit der richtigen Herangehensweise zum erfolgreichen Arbeiten im Team

In heutigen Zeiten wird selbstverständlich über Home Office oder Telearbeit gesprochen. Die aktuelle politische Lage hat das Thema mehr denn je in den Mittelpunkt gerückt.

Was sich die Menschen oft darunter vorstellen, ist dass man von zu Haus aus auf seinen Arbeits-PC im Büro zugreift um zu arbeiten. Dort werden dann wie gewohnt Dokumente bearbeitet, E-Mails versendet und andere Tätigkeiten, für die IT benötigt wird, erledigt.

Das zweite althergebrachte wichtige Werkzeug ist das Telefon. Meist wird darüber dann die Kommunikation mit den Kollegen erledigt.

Für einfache Bürotätigkeiten sind diese Werkzeuge kurzfristig meist ausreichend. Es gibt aber auch viele Einschränkungen:

  • Mal eben bei einem Kollegen vorbeischauen und gemeinsam auf einen Bildschirm schauen ist nicht möglich.
  • Ausgedruckte Dokumente liegen entweder zu Hause oder im Büro und können nicht richtig weitergereicht oder weiterbearbeitet werden.
  • Präsentationen können nicht wirksam durchgeführt werden.
  • Meetings sind mit diesen Werkzeugen auch einfach nicht das Selbe

Nun sieht man in den letzten Wochen, dass andere Werkzeuge zur Zusammenarbeit sehr gefragt sind. Hier gibt es sehr viele unterschiedliche Produkte. Eine Antwort auf die Frage, welches hier das beste ist, wäre schlicht unseriös, da einfach zu viele individuelle Aspekte darüber entscheiden, ob eine Software zur besseren Zusammenarbeit über große Entfernungen für Sie funktioniert. Und darauf kommt es an! Man liest viele Kommentare und Bewertungen in diesem Bereich, in denen die eine oder andere Lösung sehr hart abgeurteilt wird. Dabei wird leider zu oft nur von sehr speziellen Fällen auf allgemeine Anforderungen geschlossen.

Fakt ist wohl, dass die Zusammenarbeit von Menschen der mit komplexeste Bereich unseres Arbeitsalltags ist. Der Rat, den ich Ihnen nur geben kann ist, es auszuprobieren. Zur Zeit ist das einfach möglich, da zahlreiche Anbieter für befristete Zeit ihre Angebote gratis zu Verfügung stellen. Schauen Sie sich hier um und überlegen Sie, was nach Ihrem Empfinden, Ihre Art zu kommunizieren abbilden oder sogar bereichern kann. Verschwenden Sie hier aber nicht zu viel Zeit mit der Vorüberlegung: Sie werden erst wissen, ob es das Werkzeug zu Ihnen passt, wenn es das für Sie tut. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie immer noch andere Produkte testen oder darauf verzichten. In jedem Fall gibt es viel zu gewinnen und wenig zu verlieren.

Wer sich vor der breiten Notwendigkeit von Home Office schon mit solchen Themen auseinandergesetzt hat, steht nun eventuell besser da, denn bei der Arbeit folgen wir gewissen

Routinen:

  • Treffen am Kopierer oder Kaffeeautomaten
  • Hinterlassen von Informationen auf Post-Its
  • Das persönliche Gespräch vor dem Start einer Tätigkeit

Solche Abläufe müssen nicht unbedingt bewusst sein um zu funktionieren. Sie sind aber eingeübt und gewohnt.

Genauso ist es auch mit Kollaborationsanwendungen auf Basis von IT. Sie müssen sich erst daran gewöhnen.

Wenn ich die Erfahrung schon gesammelt habe, dass ich eine Information genauso gut sortiert im Team-Chat hinterlegen kann, anstatt einen Zettel zu schreiben und bei Kollegen an den Monitor zu
kleben, werde ich diesen auch sehr bereitwillig einsetzen, wenn ich nicht einfach hinlaufen kann. Die Erfahrung sammelt sich allerdings einfacher, wenn ich noch die Sicherungsleine der gewohnten Kommunikation habe. Die Barriere, die es dazu überwinden gilt, wenn man schon in der Heimarbeit ist, ist einfach größer und technische Probleme sind wesentlich schwerer aufzudecken und zu beseitigen.

Bei der Wahl der Werkzeuge sollten Sie natürlich auch überlegen, was damit erreicht werden soll. Ich werde Ihnen im Folgenden darlegen, wie wir mit den von uns präferierten Werzeugen arbeiten.

Über uns

Wir sind eine Entwicklungabteilung eines mittelständischen Unternehmens. Wir implementieren sowohl Individualsoftware für einzelne Kunden, stellen aber auch Produkte für große Kundenkreise bereit. Wir sehen es dabei als selbstverständlich an, dass zu diesen Tätigkeiten immer auch die verlässliche Beratung und Betreuung unserer Kunden gehört.

Anwendungen zur Zusammenarbeit und zum Fernzugriff bei uns

Arbeit vor Ort

Im Büro

Unsere Arbeit im Büro ist geprägt durch viel Kommunikation. Kurze gut geplante Besprechungen und Dialoge zur Klärung des Vorgehens sind eine Selbstverständlichkeit und machen schnelles, lösungsorientiertes Handeln erst möglich. Auch Fragen, die erst während der Umsetzung aufkommen, werden meist schnell und unbürokratisch geklärt und Entscheidungen entsprechend angepasst.

Beim Kunden

Auch die Arbeit mit Partnern und Kunden gehört bei uns zum Alltag. Das bedeutet, dass man viel außer Haus ist. Andere Arbeiten erledigen sich natürlich darum nicht von selbst. Darum war es immer erstrebenswert auch von unterwegs arbeiten und trotzdem mit den Kollegen in Kontakt bleiben zu können.

Arbeit von zu Hause

Disziplin

Als es notwendig war im Home Office zu arbeiten, war der Übergang auch für uns nicht ohne Weiteres möglich.

Es gibt viele Vorurteile, was das Arbeiten von zu Hause angeht:

  • Im Home Office arbeitet ja eh niemand
  • Die Leute arbeiten vom Bett aus oder im Pyjama
  • Man ist für andere Kollegen nicht greifbar
  • Man wird bei der Arbeit die zu oft abgelenkt

Diese Vorurteile sind vielleicht in einigen Fällen nicht unbegründet und ohne entsprechend vorhandene intrinsische Motivation eventuell zutreffend.

Ich kann Ihnen aber aus meiner Perspektive sagen, dass keiner der Punkte auf Kollegen zugetroffen hat, mit denen ich in den letzten Wochen aus dem Home Office enger zusammengearbeitet habe.

Neben der Bereitschaft der Menschen aufeinander zuzugehen, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen, sind aus meiner Sicht vor allem zwei Dinge erforderlich: Struktur und Routinen.

Halten Sie die regelmäßigen Termine, die Sie bisher durchgeführt haben weiter bei und nutzen Sie am besten Telefonielösungen mit zuschaltbarer Video- und Bildschirmübertragung dafür. In unserem Team gibt so jeden Morgen für alle Kollegen einen 15-minütigen Pflichttermin in einem Videochat. Diesen würden wir normalerweise als Standup-Meeting im Büro durchführen. So bringt man sich gegenseitig leicht und schnell auf den neusten Standn klärt offene Themen und hat die Möglichkeit im Vorfeld oder danach einfach zu reden.

Vor allem: Es gibt das Gefühl für einen geregelten Arbeitsanfang.

Richten Sie sich vielleicht einen Ort (z.B. einen Chat-Channel) ein, in dem sich die Mitglieder eines Teams oder einer Abteilung begrüßen und verabschieden können, so als würden sie zu Arbeitsbeginn einen Raum betreten und diesen später wieder verlassen. Das schafft eine gute Übersicht, wer gerade bei der Arbeit ist, und gibt mit der Verabschiedung auch die bessere Gelegenheit klarer abzugrenzen, wann die Arbeit an einem Tag für einen beendet ist.

Ich las neulich, dass man bei Videokonferenzen berücksichtigen soll, dass diese am Anfang länger brauchen, bis diese starten können, und darum die eigentlichen Meetings erst später beginnen.
Ich denke, hier gibt es ein Missverständnis in der Meetingkultur. Wenn ich bei einer Präsentation mit zu deren Termin erst mit dem Aufbau des Beamers beginne, kann ich wohl großes Verständnis hoffen. Das hätte ich vorher tun müssen.

So ist es auch bei den Meetings. Wenn die verwendete Technologie noch nicht so vertraut ist, regen sie die Leute an sich am Anfang 10 Minuten früher im virtuellen Konferenzraum einzufinden. So hat man noch genug Zeit sich damit vertrautzumachen. Im besten Fall ergibt sich so vor dem eigentlichen Gespräch die Gelegenheit für etwas Smalltalk, so wie es bei Präsenzmeetings auch üblich ist. In normalen Meetings sollte man sich ja auch anstatt auf die letzte Sekunde zwei bis drei Minuten vor dem Meeting einfinden und den Kaffee möglichst vorher gemacht haben.

Schafft man es nun mit einer guten Kombination aus Struktur, Ritualen und Kommunikationsfreude die Arbeit miteinander abzustimmen, lässt sich oft auch im Home Office Motivation und Freude bei der Arbeit erzeugen.

Einfach mal was ausprobieren

Ich habe Ihnen weiter oben schon dargelegt, dass es sich lohnen kann neue Technologien in den Arbeitsprozess mit einzubinden. Das gilt noch stärker, wenn sie auf diese Technologien angewiesen sind um mit anderen zu kommunizieren.

Sie können die klassische Methode verwenden und E-Mails versenden. In vielen Fällen erweist es sich aber als unübersichtlich, wenn es den Austausch in einem Büro oder sogar mit mehren Kollegen gleichzeitig ersetzen soll. Wenn Sie sogar Dokumente mit mehreren Personen bearbeiten wollen, macht es das Nachverfolgen des aktuellen Stands der Bearbeitung unnötig schwer bis unmöglich, wenn es unter den Bearbeitern Missverständnisse gibt.

Es gibt Möglichkeiten Systeme für Workflows zu verwenden, die genau definieren, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit ein Dokument zu bearbeiten hat. Es gibt aber auch Systeme, die das gemeinsame Betrachten und Bearbeiten von Dokumenten ermöglichen.

Ich werde im Folgenden einige der Systeme vorstellen, die wir verwenden. Sie können das als Anregung verwenden. Am Ende müssen Sie aber selber ergründen, was für Sie funktioniert. Sie
werden sehen, dass unser Ansatz in vielen Fällen recht unbürokratisch verläuft.

Verwendete Technologien

Microsoft Teams und Office 365

Die übliche alltägliche Abstimmung unserer Arbeit findet in Microsoft Teams satt. Das ist in unserem Office 365-Abonnement für alle Kollegen mit enthalten und bietet sich als einfach verfügbare Lösung an.

Früher verwendeten wir Slack

An Slack ist nichts auszusetzen. Es hat in vielen Punkten genau den selben Zweck erfüllt und sah dabei nach der Meinung der meisten unserer Mitarbeiter auch besser aus. Trotzdem wurde das Tool
nicht so intensiv genutzt. Teams wurde schon bei den ersten Tests viel besser angenommen. Warum das so ist? Ich habe ehrlich keine Ahnung! Obwohl die Oberfläche in Microsoft Teams teils unübersichtlicher wirkt, kommen viele Leute damit besser zurecht.

Davon abgesehen werden in dieser Anwendung andere Produkte von Microsoft sehr gut eingebunden. Dokumente lassen sich in Word und anderen Anwendungen direkt aus Teams heraus gemeinsam bearbeiten, ohne dass diese bewusst heruntergeladen werden müssen.

Zur Dokumentenablage wird im Hintergrund übrigens Microsoft SharePoint verwendet. Es ist unglaublich, wie gerne Kollegen damit arbeiten, wenn es in einer guten Implementierung verwendet
wird. Es ist übrigens auch nicht negativ, dass die meisten Benutzer gar nicht bemerken, dass sie SharePoint benutzen.

Telefonie und Videokonferenzen sind auch sehr einfach möglich. Man kann einfach einen Termin in Outlook oder direkt in Teams anlegen und andere daran teilnehmen lassen. Hier konnten bei uns schon Sessions mit über 40 Teilnehmern durchgeführt werden, ohne dass es zu Problemen kam. Microsoft gibt hier eine maximale Anzahl von 250 Teilnehmern an. Getestet wurde das von uns aber noch nicht. Diese Funktion kommt für unsere Standup-Meetings, alltäglichen Meetings und spontanen Besprechungen zum Einsatz. Man kann auch den eigenen Bildschirm teilen, aber die Möglichkeit zur Teilnahme von anderem auf diesem sind begrenzt (Man kann einfach nur die Kontrolle an einen anderen Teilnehmer übergeben.).

TeamViewer

TeamViewer benutzen wir vor allem für Fernwartung und Webinare. Es kommt aber auch für interne Präsentationen zum Einsatz, bei denen eine klar definierte Präsentationsfläche und Zusammenarbeit gefragt sind.

Dieses Tool bietet zwei Modi für den Fernzugriff an:

  • Der erste ist eine einfache Fernsteuerung eines anderen Rechners. Damit ist es besonders einfach zu Wartungswecken auf andere Systeme zuzugreifen und an diesen auch mit anderen Personen zu arbeiten, die direkt auf diesen zugreifen. Auf Wunsch sind dabei auch komfortable VoIP, Dateiübertragung verfügbar.
  • Beim zweiten Modus, der die Bezeichnung Meeting hat, teilt man seinen eigenen Arbeitsbereich für Präsentationen oder das Zusammenarbeiten mit anderen Kollegen.

In unserem Bereich kommt die Software für die Unterstützung von Kunden mit Fernwartung zum Einsatz.

Die Meetingfunktion wird für unsere Online-Kundenpräsentationen und Webinare eingesetzt. Wir können damit sicherstellen, dass unsere Präsentationsfolien immer gut zu sehen sind und haben gute Kontrolle darüber, auf welche Weise andere sich an unserer Veranstaltung beteiligen können. Durch die vielen zusätzlichen Funktionen und die Konzentration auf einen Präsentator, der diese Rolle natürlich jeder Zeit weiterreichen kann, ist TeamViewer aber auch für viele unserer internen Veranstaltungen das bessere Werkzeug als Microsoft Teams.

Citrix ICA

Der Zugriff mit dem Citrix-ICA-Client. Hiermit kann man sich auf interne virtuelle Terminalsserver oder Maschinen uns dann dort einfach mit der grafischen Oberfläche arbeiten. Diese Form des Zugriffs ist eher empfehlenswert, wenn viele Mitarbeiter im Unternehmen mit den selben Programmen arbeiten, die dann einheitlich bereitgestellt werden können.

Citrix VPN

Die Möglichkeit zu einer VPN-Verbindung steht uns erst seit kurzer Zeit zur Verfügung. Mit diesem ist es möglich von anderen Orten auf die Umgebung des eigenen Unternehmen zuzugreifen, als würde man sich im selben Netzwerk befinden. Dieses Verfahren bietet sich besonders dann an, wenn viele Kollegen mit Notebooks und unterschiedlichen Anwendungen arbeiten.

Azure DevOps

Microsoft Azure DevOps Services sind eine Sammlung von Werkzeugen zur agilen Softwarenentwicklung. Wir nutzen diese zur Planung, Durchführung und Auslieferung unserer Produkte.
Da der Dienst vollständig in der Cloud läuft, ist es unseren Entwicklern möglich immer auf ihre Arbeit zuzugreifen Dabei lassen sich viele Arbeitsschritte auch automatisieren.

Fazit

Mit der heutigen Technik ist es mit der entsprechenden Vorbereitung in vielerlei Hinsicht möglich von zu Hause ähnlich zu arbeiten, als wäre man im Büro. Videokonferenzen, Präsentation und der Zugriff auf benötigte Arbeitskomponenten lassen sich mit entsprechenden Anwendung einfach und komfortabel bedienen. Berücksichtigen Sie dabei nur, dass alle Neuerungen eine gewisse Eingewöhnung erfordern und übertreiben Sie nicht den Einsatz von neuen Anwendungen. Finden Sie nach dem Motto „Qualität vor Quantität“ heraus, was für Ihren Arbeitsalltag in Abteilung oder Team funktioniert, und verzichten Sie auf Dinge, die das nicht tun.

Ansprechpartner

JAEMACOM Matthias Jaekel

Matthias Jaekel
Geschäftsführer

T: 030 – 233 292 333

matthias.jaekel@jaemacom.de

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